مراجعة صناديق تخزين المستندات: الأنواع والأسعار والمزايا والعيوب
تساعد صناديق تخزين المستندات في حل العديد من المشكلات في وقت واحد. إنها تتيح لك توفير مساحة الغرفة - لن تشغل أكوام الأوراق الضخمة مساحة على سطح المكتب أو في الخزانة.
يمكن العثور بسهولة على المستندات الضرورية في منطقة تخزين مخصصة ومُصنفة خصيصًا. وهذا يوفر الوقت ويحل مشكلة الأوراق الورقية المتناثرة بشكل عشوائي.
كل ما تبقى هو اختيار نوع الصندوق المطلوب لتخزين المستندات.
محتوى
لماذا ولأي أغراض هم في حاجة إليها؟
صناديق تخزين المستندات أداء عدة وظائف في وقت واحد:
- تنظيم نظام أرشفة مناسب - يمكنك العثور على الأوراق اللازمة في أسرع وقت ممكن؛
- توفير المساحة - نظرًا لضغطها، تشغل الصناديق مساحة صغيرة؛
- حماية الأوراق من الأضرار الميكانيكية والغبار وأشعة الشمس؛
- المساعدة في نقل المستندات من مكان إلى آخر، على سبيل المثال، عند نقل المكتب.
المميزات والعيوب
تتمتع صناديق تخزين الأوراق بمزايا مهمة واضحة:
الاكتناز. يمكن وضع الصناديق على الرف في صف واحد، مكدسة، ويمكن تجميع بعض الأصناف في هيكل أنيق.- سهولة الاستعمال. تلغي صناديق التخزين المُلصقة الحاجة إلى البحث بشكل فوضوي عن المستندات الضرورية.
إذا رغبت في ذلك، يمكنك طلب صندوق بأحجام فردية لتناسب احتياجات المبنى.
يمكن تركيب هذه المخازن أفقيًا أو رأسيًا - مما يجعلها ملائمة للحصول على الأوراق اللازمة من أي موضع.
- المتانة والموثوقية. التصميم الخاص لتخزين الورق لا يسمح لها بالتشوه تحت وطأة الصناديق الأخرى.
أنواع
مناطق تخزين المستندات الأكثر شيوعًا هي صناديق الأرشيف والصناديق المعدنية ذات القفل.
صناديق أرشيفية
مختلفة في التصميم والشكل. صندوق الأرشيف الكلاسيكي مصنوع من الورق المقوى. تحتوي على تجاويف للأيدي، مما يجعل هذا التخزين مريحًا للحمل. يحتوي بعضها على علامات خاصة لجرد الأوراق المخزنة بالداخل.
في إنتاج صناديق الأرشيف، يتم استخدام طلاء البلاستيك أو الفينيل الذي يقلد الجلد. وقد تختلف أصناف هذه المنتجات حسب نوع الأوراق المخزنة فيها. هناك مثل هذه الصناديق:
- رَأسِيّ. هذه الصناديق ذاتية التجميع مصنوعة من الورق المقوى المموج مع إضافة البلاستيك أو الفينيل. يقومون بتخزين المستندات بحجم A4 في وضع عمودي. عادةً ما يُطلق على هذا النوع من صناديق الأرشيف اسم صغير. وهي مجهزة بغطاء مفصلي أو روابط أو شريط فيلكرو.
- أفقي. صندوق عالمي مناسب لأي مكتب أو أرشيف تقريبًا. لا يمكنك وضع الأوراق فيه فحسب، بل يمكنك أيضًا وضع أي أشياء أخرى، على سبيل المثال، اللوازم المكتبية. وحدات التخزين هذه مجهزة بفتحات للمقابض ويمكن أن يكون الغطاء قابلاً للإزالة أو المفصلي.
- أنبوب. صندوق أسطواني يستخدم لوضع الأوراق المهمة ملفوفة في لفافة.تستخدم الأنابيب لنقل وتخزين الرسومات أو الرسومات.
حاوية حديدية
هذا الجهاز هو نوع من الأمان للمستندات. يجعل من السهل تخزين الأوراق المهمة في المكتب والمنزل.
خزائن الحديد تأتي بأحجام مختلفة: من الصناديق المصغرة إلى الخزانات الكاملة ذات الأرفف المتعددة.
لكنها جميعها مجهزة بقفل خاص يحمي محتويات الخزنة من أعين المتطفلين.
أنظمة إضافية
من الصعب أن تسمى هذه الأجهزة صناديق كاملة، ولكنها تستخدم أيضا في كثير من الأحيان لتخزين المستندات.
يقف المنظم
واحدة من أسهل الطرق وأكثرها ملائمة للميزانية لتخزين الأوراق المهمة في المنزل والمكتب.. تعتبر حوامل المنظم ملائمة لملء الأرفف المفتوحة والخزائن المغلقة. الإيجابيات: فتح جزء من وحدة التخزين - يمكنك بسهولة رؤية المجلد الذي يحتوي على الأوراق التي تحتاجها. يمكنك أيضًا لصق علامة على المنظم.
صواني المراسلة
سيتناسب هذا الملحق الأنيق لتخزين المراسلات والأوراق الحالية بشكل مثالي مع الجزء الداخلي من منزلك أو مكتبك. تبدو عضوية على المكتب أو الأرفف المفتوحة.
ملف المجلدات
يمكنهم استيعاب المستندات ذات المحتويات والأشكال المختلفة. توفر مجلدات الملفات وصولاً سريعًا إلى المحتوى. تعتبر مرافق التخزين هذه ملائمة جدًا للحفاظ على قاعدة بيانات العميل وإنشاء ملفات البطاقة.
هناك نوعان رئيسيان من مجلدات الملفات:
- للعرض. أنها تبدو ممثلة للغاية، مصنوعة من الجلد أو البلاستيك عالي الجودة. يتم استخدامها في عملية تقديم المنتجات أو المفاوضات التجارية.
- المسجلين. مصنوعة من البلاستيك أو الورق المقوى السميك جدًا. تُستخدم هذه المجلدات لتخزين المستندات مباشرة.
تكلفة المنتجات
تختلف أسعار تخزين المستندات حسب نوع المنتج:
- صواني للمراسلات - 500-1500 روبل؛
- مجلدات الملفات - 50-200 روبل؛
- حوامل المنظم - 100-200 روبل، مسجلات، 300-500 - مجلدات العروض التقديمية؛
- صناديق أرشيفية - 50-500 روبل؛
- خزائن معدنية - 5000-20000 روبل.
توصيات للاختيار
قبل شراء هذا الجهاز أو ذاك لتخزين الأوراق المهمة، من المفيد مراعاة عدة نقاط:
- مادة المنتج. الورق المقوى أو المعدن أو البلاستيك أو الحديد - نوع التخزين مناسب للاختيار من أجل المساحة الداخلية المحددة للغرفة.
- تردد حركة الوثيقة. إذا كانت الأوراق المخزنة في صندوق أو منظم تحتاج إلى إخراجها كثيرًا، فمن الأفضل شراء منتج خفيف الوزن. سيفي بالغرض حامل منظم أو مجلد ملفات أو صندوق أرشيف صغير مصنوع من البلاستيك أو الورق المقوى. تعتبر صناديق الأرشيف الكبيرة أو الخزائن المعدنية مناسبة لتخزين المحفوظات والوثائق الأخرى التي لا تتطلب عرضًا متكررًا.
- حجم المستندات المخزنة. لتخزين المراسلات والأوراق الحالية التي سيتم إتلافها لاحقًا، يكفي الحصول على صينية متعددة المستويات. يعد حامل المنظم ومجلد الملفات ملائمين لتخزين المستندات، لكن هذه الأجهزة ستحتفظ بعدد معين منها فقط. الصناديق الأرشيفية والصناديق الحديدية ذات الأرفف المتعددة مناسبة لتخزين كمية كبيرة من الأوراق.
- سرية. من الأفضل تخزين الأوراق المالية التي لا يمكن رؤيتها إلا من قبل مالكها أو رئيس الشركة في خزنة أو علبة بها قفل.بالنسبة للمستندات التي يمكن الوصول إليها بحرية، فإن جميع أنواع التخزين الأخرى مناسبة.
كيف يمكن أن تستخدم؟
وتتمثل المهمة الرئيسية لهذه المنتجات في تنظيم ونقل الوثائق. لكن ويمكن استخدامها لأغراض أخرى غير الغرض المقصود منهالتخزين ونقل العناصر التالية:
- مكاتب؛
- قراءة المجلات أو الكتب.
- لعب الأطفال؛
- الملابس الموسمية.
فيديو حول موضوع المقال
كيفية إنشاء منظم لتخزين المستندات بيديك وتعليمات الفيديو:
خاتمة
تعد صناديق تخزين المستندات جهازًا مناسبًا لتنظيم الأوراق المهمة في المنزل والمكتب. هناك أنواع عديدة من وحدات التخزين هذه - بدءًا من الحامل المنظم وحتى الخزنة الحديدية الضخمة ذات القفل. عند اختيار صندوق، عليك التركيز على حجم الأوراق المخزنة، ووزن المنتج ومدة تخزين المحتويات.
